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Was ist Enterprise File Sync and Sharing (EFSS)?

Enterprise File Sync and Sharing (EFSS) ist ein Softwareservice, der es Anwendern ermöglicht, Dateien, Dokumente, Fotos und Videos auf mehreren Geräten mit Mitarbeitern, Partnern und Kunden sicher zu teilen und zu synchronisieren. EFSS-Services ermöglichen es Unternehmen, je nach Sicherheits- oder Compliance-Anforderungen lokale oder Cloud-Speicher zu nutzen. Viele Unternehmen setzen EFSS-Technologien ein, um zu verhindern, dass Mitarbeiter verbraucherbasierte Dateiaustausch-Anwendungen verwenden, die von der IT nicht verwaltet oder kontrolliert werden können.

EFSS-Services beinhalten manchmal Workflow-Funktionen, die es Anwendern ermöglichen, Dateien zu bearbeiten, Kommentare abzugeben und Dokumentversionen zu verfolgen. Die Sicherheitsfunktionen umfassen Authentifizierung, Datenverschlüsselung und Containerisierung. Einige Services ermöglichen es der IT-Abteilung sogar, detaillierte Zugriffsrichtlinien festzulegen, um zu steuern, wer auf was zugreifen darf.

Vorteile von EFSS

Sicherer Dateiaustausch

Wenn Unternehmen keinen Dateisynchronisierungs- und Sharing Service anbieten, verwenden Mitarbeiter oft ihre eigenen persönlichen Tools, mit denen sie vertraut sind. Die IT-Abteilung hat keine Kontrolle darüber, wie Daten gespeichert oder gemeinsam genutzt werden, und ist sich möglicherweise der gefährdeten Daten erst bewusst, wenn es zu spät ist. Dies kann noch riskanter sein, wenn Mitarbeiter ihre eigenen Tools verwenden, um Dateien mit Dritten auszutauschen.

Ein EFSS-Service kombiniert die Bequemlichkeit und Einfachheit eines persönlichen File-Sharing-Service mit unternehmensorientierten Funktionen, um die Produktivität der Anwender zu steigern und die Sicherheit, Flexibilität und Kontrolle der IT-Abteilung zu erhöhen. Einige Services umfassen modernste Sicherheitskontrollen für Unternehmen und Compliance-Vorschriften, einschließlich:

  • Speicheroptionen im eigenen Rechenzentrum oder in der Cloud 
  • Granulare Zugriffskontrolle, sichere Authentifizierungsprotokolle und Autorisierungsrichtlinien
  • Remote-Löschfunktion, Gerätesperre, Passwortschutz, White/Black Listings und Gültigkeitsrichtlinien für Daten 
  • Echtzeit-Tracking und Auditfunktionen der Anwenderaktivität
  • Integration in Verzeichnisdienste für Unternehmen, um die Authentifizierung und das Provisioning von Anwendern zu vereinfachen 
  • Upload- und Downloadbeschränkungen, Dateiablaufdaten und Zugriffsbeschränkungen basierend auf dem Netzwerkstandort

Standortunabhängiger Zugriff

Die Mitarbeiter sind nicht mehr auf ein einziges firmeneigenes Gerät oder einen einzigen Bürostandort beschränkt, um die Arbeit zu erledigen. Die zunehmend mobilen Mitarbeiter von heute erwarten, dass sie von jedem Gerät und jedem Ort aus auf das zugreifen können, was sie benötigen, und zwar auf gewohnte und einfache Art und Weise.

EFSS-Services ermöglichen mobile Arbeitsstile, indem sie es Benutzern ermöglichen, Dateien auf allen ihren Geräten zu synchronisieren und von überall auf die benötigten Inhalte zuzugreifen.

Schutz vor Datenverlust und Disaster Recovery

Wenn Daten zentral gespeichert und mit einem EFSS-Service verwaltet werden, sind Ihre Daten besser vor Datenverlust geschützt, sei es durch einen Cybersicherheitsangriff, ein verlorenes oder gestohlenes Gerät oder einen Mitarbeiterfehler. EFSS-Services machen es einfach, Daten gesichert und sicher zu halten.

Dokumenten-Workflows und Zusammenarbeit

Weitere EFSS-Services befinden sich in der Entwicklung und umfassen Workflow- und Content-Collaboration-Funktionen, darunter:

  • Dokumentenmanagement zur Gewährleistung des sicheren Austauschs von internen und externen Dokumenten, einschließlich Verträgen, Angeboten, Schulungswerkzeugen, Onboarding-Papieren, Leistungsbeurteilungen, Marketingmaterialien, Verkaufspräsentationen und Produktinformationen.
  • Rechtsverbindliche e-Signaturen
  • Automatisierte Benachrichtigungen, um Anwender daran zu erinnern, Anfragen zu überprüfen und/oder zu genehmigen
  • Workflow-Automatisierung mit integrierten Co-Autoren-, Feedback- und Freigabeprozessen
  • Versionskontrolle, damit Mitarbeiter Dokumentenänderungen über mehrere Datenquellen und Geräte hinweg verfolgen können

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Zusätzliche Ressourcen:

Mobile Produktivität und Dateisynchronisierung und -austausch
Gewährleistung eines sicheren Dateiaustauschs und -speicherung
Flexible Wahl des Speicherorts von Daten mit EFSS
Skalierbarkeit im Unternehmen und Zusammenarbeit an Inhalten